Slalom
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Careers at Slalom

Operations/Office Manager - Gestionnaire des operations
JO-1911-6349
Montreal
No

*English will follow*

Slalom est une entreprise de service-conseil et de service en technologie de l’information qui aide les entreprises à résoudre les défis d’aujourd’hui avec les solutions de demain!


Fondée en 2001 à Seattle dans l’État de Washington, Slalom a connu une croissance rapide avec plus de 7 000 employés aujourd’hui. Nous avons été reconnus par le magazine Fortune parmi l’une des 100 meilleures entreprises pour laquelle travailler en 2018. Nous sommes régulièrement reconnus par nos employés pour avoir le meilleur environnement de travail. Nous sommes présents dans 28 villes à travers les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada.

 

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Slalom is a purpose-driven consulting firm that helps companies solve business problems and build for the future, with solutions spanning business advisory, customer experience, technology, and analytics. We partner with companies to push the boundaries of what’s possible—together


Founded in 2001 and headquartered in Seattle, WA, Slalom has organically grown to over 7,000 employees. We were named one of Fortune’s 100 Best Companies to Work For in 2018 and are regularly recognized by our employees as a best place to work. You can find us in 28 cities across the U.S., U.K., and Canada.

 

Responsabilités


Opérations du bureau

·       Superviser toutes les opérations du bureau – événements, commande de fournitures de bureau, équipement, RH, TI, courrier, etc.

·       Agir comme agent de liaison entre les opérations du bureau local et les services généraux – surtout sur le plan des processus et des procédures (RH, Opérations de l’entreprise, Finances [comment payer les fournisseurs {comptes fournisseurs}, les factures de gros événements], TI).

·       Travailler en étroite collaboration avec les DG ou l’équipe du siège social de Slalom pour lancer, surveiller ou gérer des événements et des projets spéciaux qui contribueront à la réussite de Slalom. Manifester d’excellentes compétences pour créer des partenariats en planifiant toute une gamme d’activités, que ce soit un petit événement local ou des événements de grande envergure à l’extérieur des installations.

·       Favoriser le soutien du bureau et la gestion des installations :

o  Agir comme agent de liaison entre les employés internes et les propriétaires et la gestion de l’immeuble.

o  Collaborer avec l’équipe de gestion des installations pour la mise en place de nouveaux espaces de travail (temporaires et permanents).


Support executif

·       Offrir un soutien organisationnel de direction au directeur général, y compris une gestion du calendrier ainsi que la planification et les dépenses reliées aux déplacements.

·       Établir des partenariats avec les responsables locaux en nouant des relations et des partenariats avec les principaux intervenants, en cernant les besoins professionnels de même qu’en définissant et en appliquant les processus et les pratiques qui s’imposent.

·       Agir comme principal agent de liaison entre les services du bureau et des affaires, tout particulièrement sur le plan des processus et des procédures.


Planification d’événements

·       Assumer les responsabilités pour planifier les événements du bureau.

o  Superviser tous les événements (employés, clients, etc.).

o  Planifier et mettre en œuvre les événements.

·       Travailler en étroite collaboration avec le DG et l’équipe des opérations en vue de créer et de mettre en place des événements et des activités qui s’inscrivent dans la culture et la communauté.

·       Superviser tous les événements (employés, clients, etc.).

o  Jouer un rôle de premier plan pour la planification, la communication et la mise en œuvre de tous les événements : le choix de la date et de l’endroit ainsi que la logistique, le choix des invités et la planification du menu en passant par la mise en place le jour même – sans oublier les recommandations.

o  Négocier et préparer les événements : gérer toutes les négociations pour l’endroit où se tiendra l’événement, la nourriture et les boissons, la logistique, etc.

o  Gérer et tenir à jour un calendrier des événements pour le marché.

o  Établir des budgets.

§ Créer et contribuer à gérer les attentes budgétaires au cours des étapes de planification.

§ Analyser et utiliser les données pour apporter des améliorations aux dépenses, au budget et à la mise en œuvre des événements.

o  Administrer l’aspect juridique : travailler avec les services généraux pour les documents légaux relatifs aux événements.


Intégration

·       Collaborer et contribuer à la planification et au perfectionnement des processus d’intégration avec les RH et les Opérations.

o  Préparer le matériel remis aux nouveaux employés.

·       Organiser et animer les rencontres mensuelles sur l’intégration et l’intégration hors cycle (topo de la première journée). 


Ce que nous cherchons:

·       Personne passionnée par les défis et qui adore rendre l’ordinaire extraordinaire.

·       Obtient et atteint des résultats constants.

·       Se plaît au sein d’un environnement extrêmement dynamique.

  • Capacite a gerer la pression

·       Bilingue (français et anglais, à l’oral et à l’écrit).

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Responsibilities


Office Operations

·       Oversee all Office Operations from events, office supplies ordering, gear, HR, IT, etc. mail

·       Serve as liaison between local office operations & corporate services – especially process & procedures (HR, Corporate Operations, Finance (how we get our vendor paid – Account Payable – Big event invoice), IT).

·       Works closely with the GM and/or key Slalom HQ team members to initiate, oversee and/or manage special projects and events that will make Slalom more successful. Demonstrate strong partnership-building skills by planning a range of activities from small events held in the office, to larger events at off-site venues.

·       Office build out support and Facilities Management:

o  Act as the liaison between all internal employees and property owners/building management.

o  Collaborate with Facilities Management team to build out new office space (temporary and permanent)


Executive Operations

·       Executive organizational support to the General Manager including calendar management, travel arrangements and expenses

·       Partner with local leadership by building relationships and partnerships with key stakeholders; identifying business needs; determining and carrying out necessary processes and practices

·       Serve as key liaison between office & corporate services – especially process & procedures.


Event Planning

·       Responsible for Office Events scheduling

o  Oversee all events (employee, client, etc.).

o  Planning and executing events.

·       Working closely with the GM & Operations Team members to develop and implement culture and community events and activities

·       Oversee all Events (Employee, Client, etc.).

o  Lead role in planning, communicating, and executing all events from date and venue selection, to logistics and attendees, menu planning, to day-of execution - including recommendations

o  Event negotiation/prep: manage all negotiations of venues, food and beverage, logistics etc.

o  Manage /maintain calendar of events for the market  

o  Budgets

§ Create and help manage budget expectations during the planning stages.  

§ Analyze/ use data to improve spending, budgeting, and execution of events.

o  Legal Administration: work with Corporate on legal documents pertaining to events. 

Onboarding 

·       Collaborate and assist with planning and developing Onboarding processes with HR and operations

o  Prepare new hire materials, i.e. back packs, IT, facilities requests

·       Organize & facilitate monthly Onboarding meetings and the off-cycle onboarding (first day picture) 


What we are looking for:

·       Is driven by a challenge and thrives off making ordinary extraordinary

·       Executes and delivers consistent results

·       Poised and flexible under pressure

·       Thrives in a fast-paced environment

·       Bilingual (French and English, written and spoken)

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